Стройка и ремонт — сложный процесс, который требует четкой организации и слаженной работы всех задействованных лиц. И одна из ключевых составляющих успеха здесь — это правильная и эффективная система закупки строительных материалов. Если ее не продумать заранее, последствия будут не самыми приятными: это грозит перерасходом бюджета, задержками в сроках выполнения работы и снижение качества итогового результата. Вот несколько полезных советов по оптимизации закупки стройматериалов.
Директор по стратегическому маркетингу гипермаркета товаров для ремонта «Строй Гранд»
Сайт эксперта
Анализ текущей ситуации
Прежде чем приступать к оптимизации, нужно провести детальный анализ существующего процесса закупок: кто этим занимается, чем руководствуется в выборе материалов, сколько покупает и так далее. Это позволит сразу определить слабые места и понять, что нужно в этом процессе улучшить. Для удобства анализа можно выделить несколько ключевых аспектов закупок.
Участники процесса закупок
Если речь идет не об обычном ремонте дома, в котором участвуете вы, ваши близкие и ваш прораб, а о более крупных проектах — например, строительстве и ремонте нового офиса компании, важно понять кто непосредственно задействован в процессе закупок: какие отделы и сотрудники этим занимаются, какие у них роли и полномочия. Например, кто отвечает за составление спецификаций, кто ведет переговоры с поставщиками, кто контролирует качество материалов и так далее.
Если нет прозрачности и контроля над процессом, растет риск недобросовестных схем — например, когда сотрудник подбирает выгодного ему поставщика, но не самого удачного для компании: с материалами низкого качества или с неоправданно высокими ценами.
Да и в случае домашнего ремонта нужно обязательно понимать, насколько честны с вами ваши рабочие и не пытаются ли они нажиться на закупке материалов. Поэтому проверяйте все чеки и все привезенные материалы на предмет соответствия. Также имеет смысл заранее узнать промониторить рынок, узнать цены, почитать отзывы и составить собственную картину.
Поиск поставщиков
Следующий важный момент — правильно выбрать поставщика, который бы соблюдал сроки, не завышал цены и предоставлял качественные услуги. Вы же не хотите, чтобы новые окна в дом, которые вы ждали осенью, вам приехали среди зимы или чтобы полы растрескались через пару месяцев после укладки? Часто импульсивное желание купить не глядя и побыстрее приводит к тому, что вы выбираете необоснованно дорогие и менее качественные материалы, что грозит перерасходом бюджета и задержкой работ.
Для крупных проектов важно понимать, какие вы готовите заявки, спецификации, контракты. Как учтена информация о качестве и безопасности материалов.
Контроль качества
Неважно, идет ли речь о ремонте квартиры, строительстве загородного дома или реализации общественного проекта, во всех случаях важно всегда помнить о безопасности используемых материалов. Обязательно проверяйте сертификаты и документацию на покупаемые изделия. В первую очередь речь идет о сертификатах соответствия (сертификат образца ГОСТ Р) и декларациях о соответствии. Проверить подлинность декларации о соответствии можно через Росаккредитации (https://pub.fsa.gov.ru/rds/declaration).
Для некоторых стройматериалов обязательна сертификация соответствия пожарной безопасности — например, для теплоизоляционных, кровельных и других. Подробно все требования прописаны в ФЗ № 123 от 22.07.2008 «Технический регламент о требованиях пожарной безопасности».
Несоответствие заявленных характеристик материалов (таких как комкование сухого цемента, неоднородная структура кирпича или даже меньшее сечение кабеля, чем должно быть для указанной мощности), использование контрафактной продукции, купленной под видом оригинальной, может повлиять не только на внешний вид объекта, но и на безопасность строительства.
Учет закупок
Ведите учет закупленных и использованных материалов, чтобы всегда понимать, сколько и чего у вас остается в запасе. Это можно делать как в специализированных системах (для крупных проектов), так и в обычных таблицах Excel. Часто из-за отсутствия учета нужные материалы заканчиваются в самый неподходящий момент или, напротив, их оказывается слишком много — все это бьет по кошельку и замедляет сроки выполнения работ.
Планирование
Планирование — основа эффективной закупки материалов. Начните с составления точной спецификации нужных товаров, учитывая все необходимые параметры: тип, размер, количество, качество, наличие сертификатов и документов, а также сроки поставки.
При планировании закупок важно учитывать ситуацию на рынке — в частности, сезонность спроса и, соответственно, цен. Весной-летом стройматериалы дорожают, поэтому оптимальный вариант — проводить большую часть закупок зимой. Это также снизит риск столкнуться с дефицитом предложения из-за взлетевшего спроса.
При планировании закупок на перспективу можно рассмотреть идею совместных поставок. Скооперируйтесь с другими строителями в регионе — это поможет снизить логистические расходы, а порой и получить скидку у поставщика за большие объемы товара.
Выбор товара и поставщиков
Организовывать закупку стройматериалов можно двумя способами. Первый — через магазины: это удобно для тех, кому важно приобрести товар здесь и сейчас, пролистать наглядный онлайн-каталог с отзывами, пройтись по торговому залу и лично осмотреть каждый продукт. Здесь стоит отдавать выбор специализированным гипермаркетам, в которых есть широкий выбор товаров от разных поставщиков, инструменты для удобного сравнения продукции онлайн.
Второй способ — это прямой выбор и поиск поставщиков через онлайн-платформы и агрегаторы. К таким сервисам относятся электронная торговая площадка «Закупай» и сервис «Купец», который применяет искусственный интеллект для поиска и выбора поставщиков. Работать с ним можно через веб-браузер или бот в Телеграм.
Необходимо заполнить запрос на закупку с названием и количеством товара, сроками доставки, условиями оплаты. Сервис выдаст тендерную таблицу с доступными предложениями. Можно наглядно сравнить цены и сделать выбор среди надежных, проверенных сервисом поставщиков.
Важно: проверка надежности и репутации поставщиков — неотъемлемая часть процесса. Изучите отзывы, бухгалтерскую отчетность и судебные дела, сертификаты и документацию компании, чтобы убедиться в ее надежности.
Контроль качества
Качество строительных материалов нужно проверять по двум направлениям:
Первое — на фальсификацию: на рынке остро стоит проблема подделок. Есть огромный риск встретить контрафактные или изготовленные с нарушением обязательных требований по безопасности сухие строительные смеси, кабели, радиаторы отопления и многое другое.
Второе — это проверка общего качества: соответствует ли товар установленным стандартам, правильно ли он хранился — например, не отсырел ли цемент, не вышел ли срок годности.
Подлинность сертификатов соответствия можно узнать через уже упомянутый выше «Единый реестр сертификатов». Кроме того, в строительной индустрии в тестовом режиме запущена система маркировки в системе «Честный знак» — ее тоже можно использовать для проверок товара.
Цифровизация закупок (актуально для крупных проектов)
Чем больше объемы закупаемых материалов и количество строительных проектов, тем сложнее контролировать все процессы вручную, поэтому не стоит игнорировать доступные технологии. Используйте специализированные программные продукты (ERP-системы), которые автоматизируют многие процессы: от формирования заявок до отслеживания поставок.
Автоматизация документооборота и отчетности позволит сократить время на оформление документов и сделает процесс закупок более прозрачным. Сбор и анализ данных о закупках поможет выявить проблемные зоны, оптимизировать процесс и принять более эффективные решения. Уход от бумажных заявок и ручной закупки к цифровым решениям позволяет снизить риски потери информации и простоев в компании из-за нарушений сроков, отслеживать сроки отработки заявок. Автоматизировать закупки можно, например, через сервис «Синтека», который интегрируется с электронной торговой площадкой «Закупай».
Кроме того, будут полезны программные продукты для учета и контроля запасов, чтобы отслеживать движение материалов, их состояние и срок годности. Например, «БИТ.Строительство» с модулем «Снабжение и склад» (https://www.1cbit.ru/1csoft/bit-stroitelstvo-snabzhenie-i-sklad/). Такие ИТ-решения помогают снизить потери от хранения и устаревания материалов, предотвратить избыточную закупку, образование излишков, которые не получится позже использовать.
