Большинство студий вынуждены перейти на удаленную работу, оперативно внедряя конференц-связь и другие онлайн-инструменты, чтобы выполнять обязательства перед заказчиками. Поделитесь, как построен сейчас рабочий день в вашем бюро? Как ваши бизнес-процессы изменились с переходом на работу из дома?
ЮНА МЕГРЕ: С середины марта вся команда MEGRE INTERIORS перешла на полностью удаленную работу. В настоящее время все наши сотрудники работают из дома, поддерживая социальную изоляцию. Оказалось, что наши бизнес-процессы готовы к испытанию пандемией и ничуть не пострадали от перехода на «удаленку». Как это получилось?
Еще два года назад, с открытием второго офиса компании в Лос-Анджелесе, мы начали внедрять Agile-подход к управлению проектами, облачное хранение всех файлов бюро, онлайн-коммуникацию, видеоконференции, четкое планирование на всех этапах работы, отслеживание рабочего времени и различные аналитические инструменты, позволяющие мониторить эффективность работы команды. Мы понимаем, что далеко не все имели шанс заранее подготовиться к стремительно меняющимся условиям, поэтому с готовностью делимся своим опытом и советами с друзьями и коллегами.
Итак, ежедневный распорядок дня нашей команды максимально приближен к обычному рабочему дню в офисе.
Московская команда начинает работу в 10:00 с Zoom-совещания руководителя отдела дизайна и менеджеров проектов, обсуждающих план на день. Все сотрудники бюро в курсе своих задач, все прописано и расставлено в порядке приоритетности в Wrike. После первого звонка проектный менеджер проводит 5-минутные «летучки» один на один со всеми членами проектного отдела, чтобы удостовериться, что каждый сотрудник имеет все необходимое для эффективной работы.
К пяти часам вечера все результаты работы и возникшие вопросы отражаются в Wrike для дальнейшего согласования и обсуждения. В 6 часов вечера я вместе с командой офиса из Лос-Анджелеса включаюсь в рабочий процесс. Во время онлайн-совещания через Zoom, я просматриваю и согласовываю результаты работы. Наработки московского офиса определяют мой рабочий день, который я продолжаю из своего домашнего кабинета.
По факту, благодаря разнице во времени, наша команда работает 24 часа в сутки. С окончанием работы в одном офисе процесс подхватывает второй офис. Впрочем, это наш обычный рабочий процесс даже в свободное от вируса время. Так работа на две команды, находящиеся на разных концах земного шара, позволила нам эффективно внедрить практику удаленной работы.
Некоторые инструменты, которые мы советуем для успешной работы во время карантина и после него:
Wrike — наша платформа управления проектами в настоящее время. Проработанная, мощная, адаптивная, с поистине бесконечным функционалом. Очень удобно, что сюда интегрированы отслеживание рабочего времени и комплексная аналитика.
Если вы ищете более простое, прикладное решение — попробуйте Trello.
G-Suite — профессиональный Google-аккаунт обеспечивает облачное хранилище всех наших данных. На этой платформе работают электронная почта, удобная онлайн-документация, рабочие календари и т.д. Абсолютно вся работа над документами происходит в облаке.
Figma мы используем для создания разнообразных визуальных макетов: от постов для социальных сетей до шаблонов презентаций. Удобно, что несколько человек могут подключиться к процессу и работать в одном файле одновременно.
Zoom обеспечивает бесперебойную видеосвязь с возможностью обмена документами, подключения нескольких камер и облачной записи всех совещаний. Альтернативная опция — Google Hangout, но, на наш взгляд, он предлагает более скромный функционал.
Toggl можно использовать для раздельного учета рабочего времени и простого планирования задач / распределения ресурсов.
10000FT от Smartsheets — еще одна современная система управления ресурсами, проектами и временем.
Whatsapp — наш любимый бесплатный мессенджер для оперативных групповых чатов. По каждому направлению и проекту мы создаем отдельные группы (как с клиентами, так и наши внутренние), что обеспечивает мгновенную коммуникацию задействованных в проекте сотрудников.
Более продвинутый вариант мессенджера — Slack.
AmoCRM — отличная CRM-система, обеспечивающая взаимодействие с клиентами, партнерами, поставщиками, СМИ и т.д.
Используете ли вы это время, чтобы открыть новые возможности для бизнеса и завести новые связи, или вы решили на время уйти на дно?
Наше основное направление — сектор гостеприимства — серьезно пострадало от пандемии. Люди беспокоятся за свой бизнес, за свою жизнь, боясь остаться без средств к существованию. Непредсказуемость ситуации осложняет ее еще больше. Все, что нам остается делать, — быть тем островком стабильности в этом бушующем океане, на который наши клиенты могут положиться. Мы выдаем результаты работы по активным проектам в соответствии с договоренностями и с готовностью беремся за новые. Понимая, что пандемия и последующий экономический кризис отразятся на наших клиентах, мы предлагаем наиболее гуманные расценки в дополнение к нашей и без того гибкой ценовой политике.
Рано или поздно кризис останется позади, люди выйдут на улицу, с жадностью изучая новые места в поисках новых впечатлений. Безусловно изнутри того кризиса который происходит, это сложно сделать, но в то же время, сейчас самое время для рестораторов, отельеров и ритейлеров продумать свое положение на новом ожившем рынке. Те кто окажутся наиболее подготовленными к выходу увидят самое активное развитие и успешное будущее.
Планы на будущее?
Я использую это время для стратегического планирования, решения организационных вопросов и, конечно, общения с семьей. Сейчас мой дом наполняют смех и музыка. Дома мы не одни: наши друзья, застрявшие в Лос-Анджелесе из-за ограничения передвижений, не дают нам скучать. Наши три первоклассницы и две собаки устраивают настоящие бури игр , всеми силами затягивая всех взрослых в это сумасшедшее торнадо. Один из наших гостей музыкант, и наш двор весь день наполняет медитативная музыкальная импровизация.
Мы с благодарностью используем это время для общения, наслаждаясь сегодняшним днем. При этом с 6-го марта мы находимся в режиме полной изоляции — не покидаем дома. Еду и все необходимое нам привозят. У многих людей нет возможности уйти в такой режим в силу профессии, жизненных обстоятельств. Поэтому считаю нашим долгом, имея к этому возможность, следовать самым строгим предписаниям. Это важно. Из каждого из нас складывается общая статистика.
Помимо дизайн бюро, у меня есть аптека в Москве. Магазин Аптечных Продуктов на Малой Бронной. Команда которая работает там — потрясающие люди. Рискуя своим здоровьем, они день и ночь работают, обеспечивая жителей района медикаментами и сопутствующими товарами. Они настоящие герои, и я безумно благодарна им за их самоотверженный труд.
Как вы поддерживаете связь с индустрией, с клиентами, чтобы вернуться к прежней жизни, когда все это закончится?
Мы стараемся оставаться на связи для клиентов 24/7, отвечая на сообщения и поздно вечером, и в выходные. В нынешние неопределенные времена, когда и так достаточно поводов для беспокойства, информационная поддержка очень важна, чтобы не давать лишний повод для волнения. Это наша первостепенная задача. Мы работаем на два континента, поэтому на связи круглые сутки. Как только заканчивает работать Москва, начинает Лос-Анджелес.
Как дизайнеры общественных интерьеров мы стараемся анализировать и реагировать на вызовы пандемии, чтобы помочь заказчикам приспособиться к новым реалиям. Нельзя не учитывать глобальный социальный и экономический кризис, работая над планировкой, подбирая материалы и т.д. Будет глобальное перераспределение рынков, многие уйдут, останутся сильные, креативные, те кто способен к адаптации и развитию. Именно они «на выходе» из кризиса окажутся на коне. Именно они сейчас не останавливают разработки новых направлений, проектов, идей, а пускают больше сил на них. Мы благодарны им что они выбирают нас партнерами на этом пути.
Не стоит наивно рассчитывать, что скоро это закончится и все сразу вернется на круги своя. Мы надеемся, что да, скоро это закончится, но мы все извлечем из этого свои уроки и станем лучше. Лучше для себя самих, для нашего общества, для нашей планеты.
